¿Necesito Compliance en mi start up?

Este término se puso de moda en 2017 y aún sigue vigente -y lo seguirá siendo-. Las grandes empresas tienen ya un departamento dedicado exclusivamente a ello.

¿Qué es compliance?

Una sucesión de fonemas ingleses armónica. ¿Y qué más? En español se traduce como cumplimientos. Podríamos definirlo como el conjunto de medidas preventivas, ya sean técnicas u organizativas, que permiten a una empresa mantenerse adaptada a la legalidad y actuar en los mercados de forma ética y responsable.

Un ejemplo top hablando de compliance es la protección de datos personales de nuestros clientes.

 

¿Por qué compliance en mi start up?

Si tu aventura emprendedora acaba de empezar es bastante probable que se te haya pasado por alto el compliance. Ya tenemos suficiente con aprender el lenguaje de Hacienda y con el marketing, las facturas, las redes sociales y el no arruinarnos como para preocuparnos del compliance.

El caso es que con compliance vendemos más.

Una empresa que asegura al factor exterior: no clientes, clientes potenciales y clientes, que cumple con la normativa y que hace una gestión responsable de la información nos da seguridad y confianza.

Estamos acostumbrados a oír que esta conversación puede estar siendo grabada, que se incluirán nuestros datos en un fichero automatizado propiedad de…, a aceptar cookies, a marcar que hemos leído [marcarlo, que no hecho] las condiciones y un largo etc.

¿Es necesario hacer todo esto? No. No lo es. No le diremos a nuestro primer cliente -no familiar ni amigo- por teléfono en la primera llamada que le vamos a grabar. Pero sí que estaría bien tener en cuenta algunos aspectos que nos pueden dar profesionalidad y responsabilidad. Al fin y al cabo, estamos cumpliendo con la ley y, aunque las posibilidades penales que podemos tener a nuestro nivel son remotas, tenemos seguridad de estar haciéndolo bien y de forma profesional.

 

¿Qué deberíamos tener en cuenta en cuanto a compliance en nuestra empresa?

Seas autónomo -empresarial o profesional- o bien sociedad. Hay ciertos aspectos que deberíamos tener en cuenta siempre:

En Internet: tener el aviso legal y cookies actualizado.

Relación directa con los clientes: en el momento de transferirnos alguna documentación: contrato, factura, etc. Miraremos de comunicar nuestra intención de almacenar los datos personales del cliente en un fichero de nuestra titularidad y con el fin único de gestionar nuestra relación empresarial. Indicaremos que no haremos uso comercial con ellos.

Fotos y videos: es bastante probable que sea bien por nuestro tipo de producto o servicio bien por hacer promoción en nuestra web, de fotos o videos donde aparezcan nuestros clientes. Por ejemplo: si hacemos un video de alguien y lo ponemos en la página web a modo de showroom. En este caso debemos contar siempre con la autorización de nuestros clientes. Hay modelos en Internet de protección de datos y lo podemos adaptar.

Obra derivada: en caso de prestar algún servicio al cliente donde el producto sea una nueva obra, por ejemplo, la realización de un video corporativo, indicaremos también en un documento tipo contrato quien tiene los derechos de uso o explotación de esta obra.

Menores de edad: personalmente en mi caso muchos de los talleres que hago están dirigidos a menores que crean un video. En este caso junto todo lo anterior: derechos de explotación de la imagen y de obra derivada teniendo en cuenta que son menores de edad. Todo lo relacionado con menores lo deben firmar sus padres, madres, tutores legales.

Contabilidad: tendremos almacenado en un fichero (una carpeta en el escritorio o en el ordenador) todas las facturas emitidas, recibidas y obligaciones fiscales realizadas.

La finalidad de todo esto es, como bien el indica el principio de compliance, prevenir cualquier alegalidad o ilegalidad pero también prevenir enfados o desacuerdos con los clientes. Si desde el día uno tenemos por escrito que podemos utilizar tal foto o tal video no tendremos problema alguno.

¿Sabíais que en Aprendiendo Marketing tenemos un acuerdo firmado que indica que todas las imágenes utilizadas tendrán derecho a explotación comercial sin modificación? ¡Pues otro ejemplo de compliance!

 

Hacerte el compliance tuyo como marca personal:

En mi caso personal, realizo algunos talleres de literatura a niños y aquí hay muchos factores implicados: la biblioteca o centro cívico donde lo hago, los chicos que participan, sus padres, las fotos, los videos, los videos editados… En mi caso creé un único documento que recoge todo lo anterior expuesto y me lo personalicé un poco inspirándome en el mensaje que brinda una compañía aérea amarilla en cada uno de sus vuelos, seguro que os sonará…:

“La seguridad es muy importante para todos los que viajan en este avión. Es por ello que, aunque viaja en avión habitualmente, le pedimos que deje de utilizar los auriculares y nos escuche con atención unos minutos durante la demostración de seguridad”

Así pues, he creado mi propio documento de compliance que empieza así:

“Querido padre/madre/tutor,

Muchas gracias por tomarte tu tiempo leyendo este mensaje.

[…] es la persona que realiza la actividad […]

Durante la actividad, pueden tomarse fotografías, vídeos […]

Después de la actividad, su hijo tendrá un video editado. Eso, legalmente, es una obra de arte y se regulariza mediante la ley […]

 

¿Nos subimos al carro del compliance?

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