En muchos de los proyectos en los que colaboramos solemos mantener conversaciones con más de una persona. Quizá personal de diferentes departamentos, o incluso de otras empresas.
¿Qué sucede si durante el trascurso del proyecto no se define quiénes van a ser los interlocutores? Aquellos que, aunque no conozcan todos los detalles de cada tarea, sepan orientar los equipos involucrados, de uno y otro lado.
Si esta figura no existe, en especial para proyectos grandes y complejos, habrá probablemente pérdidas de información y malentendidos que serán difíciles de resolver, a veces sin llegar a conocer la raíz de su aparición.
Por todo esto, los interlocutores, o gestores del proyecto, son los guías necesarios para que todos los participantes puedan centrarse en sus tareas, y confiar en ellos la mayoría de comunicaciones y decisiones de gran envergadura.
Sin ellos, las decisiones se toman sobre la marcha, muchas veces sin conocer la situación de todas las partes implicadas, y aparecen malentendidos o descuidos frutos de una mala comunicación entre equipos.
A continuación voy a describir brevemente qué papel creo que juegan los interlocutores del proyecto en algunas de sus fases de desarrollo.
Preparación
Antes incluso de aceptar la participación de un grupo, equipo o empresa, en un proyecto, los interlocutores deben conocer el alcance y objetivos del mismo. Así, podrán valorar, según los recursos disponibles, qué grado de compromiso es necesario para cumplir los requerimientos detectados.
Durante los primeros compases del proyecto, cuando empiezan las primeras reuniones entre los diversos equipos o empresas involucradas, los interlocutores deben velar por la correcta canalización de la información.
Es decir, no todos los temas, mensajes o comentarios son útiles para cualquier participante. Su labor es recolectar y repartir la información a sus compañeros, según sus funciones, para que tengan los detalles de aquellos temas de sus respectivos campos.
Después de la definición del proyecto, habiendo repartido los datos específicos a aquellas personas concretas, es importante compartir toda la información del proyecto de forma transparente a todos los miembros del equipo para transmitir el alcance y objetivos que se han definido previamente.
Durante el proyecto
Probablemente las diferentes partes del proyecto se desarrollarán en varios equipos de forma relativamente independiente, hasta cierto punto en el que se encajan los primeros componentes entre sí.
A partir de este momento, y de forma iterativa, los interlocutores deben estar presentes durante las acciones entre equipos. Es recomendable registrar las comunicaciones y sus correspondientes resoluciones. En caso de aparecer algún tipo de error, el registro permite detectar rápidamente el porqué y cuando.
Si existen interlocutores en el proyecto, y son vigilantes en las acciones entre equipos siguiendo un registro de todas ellas, el desarrollo del proyecto es sólido y permite rectificaciones ágiles. Para que eso sea así, todos los integrantes de cada grupo deben confiar en ellos, y en ningún caso ignorar sus funciones. Al hacerlo, podrían generar una vulnerabilidad difícil de detectar y remediar.
Cuantas más acciones queden registradas, mayor es la agilidad de remediar errores posteriormente.
Al finalizar
El proyecto llega a su fin. Los equipos ya han revisado las últimas tareas asignadas y empiezan a trabajar en otros proyectos. Los interlocutores fueron los primeros en trabajar en el proyecto, y serán los últimos.
Idealmente, al finalizar el proyecto, los interlocutores deberían reunirse entre ellos para compartir sus notas y evaluaciones que han ido registrando durante todo el proyecto. Así, podrían preparar un resumen agrupando todas sus anotaciones.
En definitiva, crear el registro definitivo del desarrollo del proyecto, que podría ser consultado en un futuro para repetir el éxito o encontrar causas del fracaso. Sin este registro, ¿cómo se mejoran los procesos y refuerzan las decisiones?
Totalmente de acuerdo con la figura del interlocutor, por eso defiendo —en el sector en el que me muevo: el del libro— el papel del coordinador editorial.
Un abrazo.