Gestión eficiente de la bandeja de entrada. Tranquilo/a. Respira.

Después de leer este post serás capaz de tener tu correo electrónico perfectamente organizado y una bandeja de entrada LIMPIA. Es decir, tal y como tengo la mía:

Antes, empezamos por aquellos datos empíricos que, una vez más muestran lo que todos sabemos: la sobreinformación, y más concretamente la sobrecarga informativa y actividad derivada de la gran cantidad de correo electrónico que tanto recibimos como generamos repercute negativamente en nuestra productividad, eficiencia, creatividad e innovación.

En 2007, la consultora Basex afirmaba que las interrupciones consumen un 28% de la jornada laboral, lo que equivale a unas casi 3 horas diarias en una jornada laboral de 10 horas diarias. Además, si estando realizando una tarea recibimos un correo electrónico, paramos la tarea para atender el mail y regresamos después a continuarla, es mucho más difícil volver a concentrarse de nuevo. Eso si regresamos, ya que la apertura de un correo electrónico puede suponer acabar navegando por Internet y dejar la tarea para más tarde.

¿Cuántos mails enviamos y recibimos cada día? En una empresa media, donde este es el canal de comunicación habitual se le suponen entre 50 y 70 mails diarios. Al principio pueden parecer muchos y lo negaremos, pero te invito a que contemples cuantos mails tienes fechados en día de ayer laborable.

Puestos en situación, es hora de dar los consejos e instrucciones para evitar, una vez más, este estrés personal que supone tener abierta la bandeja de entrada y tantos mails pendiente de ver, responder, enviar, reenviar…

Antes de nada, nos aplicamos el siguiente mantra: menos correos enviados = menos correos recibidos = más calidad.

Vamos a ello:

Creación de correos:

– El ASUNTO: por favor, un asunto claro y que informe del contenido del correo.

– El asunto corresponde al tema del correo. No mezclemos en un mismo correo una factura y una reunión. Un correo conciso por tema.

– Si para un mismo tema vemos que nos estamos enviado correos con la misma persona sin parar es tan fácil como descolgar el teléfono y comentarlo. Sobre todo cuando son muchos temas o se proponen un par o tres de opciones a debatir. Se pacta por teléfono y se manda un mail para que quede constancia escrita. Es un mail, no un foro.

– Las copias y el responder a todos. La razón para poner en copia a alguien es que se entere de algo y que no responda porque no es el destinatario del mensaje. Pero no siempre es así, ponemos al resto del equipo en copia para que sepa algo y al final volvemos a transformar el correo en un foro. Pensemos bien antes de poner esas CC o CO. Podemos tener normas no escritas de: si somos receptores de un CC y todo está bien, eliminarlo directamente.

Vigilar también el reenvío. Si reenviamos un mail a alguien está muy bien que contenga una información adicional sobre como proceder.

Si los correos son claros, recibiremos menos correos preguntando qué hay que hacer porque no se entiende. Si los asuntos son claros, también, claro.

Gestión de correos existentes:

En cuanto a la gestión de los correos, bien recibidos o bien enviados, está muy bien el uso de etiquetas, carpetas o cualquiera de las múltiples opciones que ofrecen los programas de mail.

Así pues, tener una carpeta de: pendiente, facturas, congreso, personal, urgente, etc. no está de más si se usa bien. Es inútil tener TODOS los mensajes marcados y en URGENTE. Uso razonable y eficiente.

Estaría bien tener en cuenta que el futuro del correo electrónico es: guardarse, si contiene una información importante, en PDF mismo y en el ordenador o ser eliminado una vez haya cumplido su función. No hay otra opción disponible. El mail no es un repositorio de información.

Acciones al recibir correos:

Responder siempre. Cuando no sea posible responder un correo en un tiempo razonable, podemos confirmar al remitente que se ha recibido y que le responderemos lo más pronto posible. ¿Os suena el Friendly Reminder? Pues acabemos con él.

Moverlo a la carpeta correspondiente si procede

– Si es una newsletter de una marca que ya no usamos. Darse de baja. Supongo que muchos hicisteis limpio con el cambio de directiva de la UE en cuanto a protección de datos.

Por último:

Eliminarlo. Eliminarlo. Eliminarlo.

Otro tema que da de sí es la posesión de varias cuentas de correo para distintos uso. En mi caso dispongo de un mail personal y un mail profesional – con ambas bandejas de entrada a 0, por supuesto – pero eso ya cada uno. Aquí ya entran en juego dominios e intereses particulares o profesionales.

Daría para otro post el tema del correo electrónico y las paradas que suponen en las tareas. ¿Es mejor consultar el correo en unas horas determinadas? ¿Podemos tener las alertas, con esa pestaña tan molesta al fondo derecho de la pantalla? ¿Y llevar el correo en el móvil?

Una cosa que quede clara y es que, si realmente es urgente, nos llamarán.

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